EN - 1. Introduction and Scope
This Privacy Policy explains how personal data is collected, used, stored, transferred and protected in connection with Diyalog Bot, an AI-powered email bot, automated responder, CRM, sales pipeline, multi-channel communication and SaaS platform.
This Policy applies to website visitors, trial users, subscribers, workspace owners, team members, customer representatives, end users, prospects, contacts, email recipients, live chat users and third parties communicating through the platform.
EN - 2. Data Controller and Contact Details
Depending on the relevant activity, personal data processed in connection with Diyalog Bot may be processed by AIVA TECH YAPAY ZEKA YAZILIM VE BİLİŞİM ANONİM ŞİRKETİ and/or AIVA TECH ARTIFICIAL INTELLIGENCE SOFTWARE LIMITED.
AIVA TECH YAPAY ZEKA YAZILIM VE BİLİŞİM ANONİM ŞİRKETİ
Tax Number: 0102268622
Email: info@aivatech.io
Phone: +90 850 888 6872
Authorized Person: Süleyman Kaplan —
suleyman@aivatech.io
AIVA TECH ARTIFICIAL INTELLIGENCE SOFTWARE LIMITED
Company Number: 17071023
Address: SUITE 10582, 5 BRAYFORD SQUARE, LONDON, UNITED KINGDOM, E1 0SG
Email: info@aivatech.io
Phone: +90 850 888 6872
EN - 3. Controller and Processor Roles
Diyalog Bot generally acts as a controller for its own website, subscription, billing, customer account management, support, security, marketing and service delivery activities.
With respect to customer records, emails, CRM data, campaign lists, message content, knowledge base documents and integration data uploaded to customer workspaces, Diyalog Bot will often act as a processor acting on the customer’s instructions.
The customer is responsible for ensuring that data relating to its own end users and third parties is lawfully obtained, that required privacy notices are provided, that consents are obtained where necessary and that a valid legal basis exists for the relevant processing activity.
EN - 4. Categories of Personal Data Collected
Diyalog Bot may process names, surnames, usernames, company names, job titles and role information; email addresses, phone numbers, billing addresses, company addresses, IP addresses and support contact details; user accounts, roles, permissions, workspaces, subscription plans, session information and two-factor authentication status.
Diyalog Bot may also process payment status, invoice details, transaction references and subscription records; email content, subject lines, message bodies, attachments, reply drafts, internal notes, live chat messages, WhatsApp, SMS, Telegram and Slack content; CRM records, contact lists, tags, segments, deals, pipeline stages, lead scores and campaign interactions; technical logs, API requests, webhook events, error records, device and browser information; AI usage data, token consumption, knowledge base documents, embedding data and RAG outputs.
EN - 5. How Personal Data Is Collected
Personal data may be collected through registration forms, subscription screens, payment pages, support requests, email connections, OAuth connections, IMAP/SMTP connections, API and webhook usage, the live chat widget, WhatsApp/SMS/Telegram/Slack integrations, CSV imports, document uploads, website crawling and knowledge base creation processes, third-party integrations, cookies, log records and actions performed by users within the platform, whether automatically or non-automatically.
EN - 6. Purposes of Processing
Personal data may be processed to create and manage user accounts, provide Diyalog Bot services, connect and synchronize email accounts, operate inbox and automated response features, provide CRM and sales pipeline functions, create campaigns and track performance, generate AI-powered summaries, reply drafts, classifications, sentiment analysis and knowledge base responses, manage multi-channel messaging, handle payment, subscription and invoicing processes, ensure security, authentication and access control, prevent misuse and unauthorized access, respond to customer support requests, improve system performance, comply with legal obligations and establish, exercise or defend legal claims.
EN - 7. Legal Bases
Personal data may be processed on one or more of the following legal bases depending on the applicable law and processing activity: performance of a contract, compliance with a legal obligation, establishment, exercise or defense of legal claims, legitimate interests provided that such interests are not overridden by the rights and freedoms of the data subject, explicit consent, processing expressly permitted by law and data made public by the data subject.
EN - 8. Artificial Intelligence and AI Data Processing
Diyalog Bot may use email, message, CRM, document and knowledge base content to generate AI-powered summaries, reply drafts, automated responses, classifications, sentiment analysis, knowledge base answers and workflow outputs. For this purpose, relevant content may be transmitted through APIs to selected AI providers.
Diyalog Bot does not intend to use customer data to train shared or public AI models. However, third-party AI providers may have their own processing terms and policies.
The user acknowledges that AI outputs may be machine-generated and should be reviewed by a human before being sent or relied upon, especially where the output may have legal, financial, medical, commercial or customer-impacting consequences.
EN - 9. Knowledge Base, RAG and Document Processing
Users may upload PDF, DOCX, TXT, CSV and Excel files or website content to the Diyalog Bot knowledge base. Such content may be chunked, indexed, converted into embeddings and used to generate context-based answers to customer questions.
Users are responsible for ensuring that uploaded content is lawful, does not infringe intellectual property rights, does not unlawfully disclose trade secrets and does not contain unnecessary or unlawfully processed personal data.
EN - 10. Email and Multi-Channel Communication Data
Diyalog Bot may process email content through Gmail, Google Workspace, Microsoft Outlook, Office 365, IMAP/SMTP and similar accounts. Processed data may include email headers, sender and recipient information, message bodies, attachments, replies, subject lines, open, click, delivery and bounce data.
For WhatsApp, SMS, Telegram, Slack and live chat channels, Diyalog Bot may process message content, timestamps, delivery status, contact information and conversation history. These data are used for communication, customer relationship management, support, automation, reporting and AI-assisted response generation.
EN - 11. Payment, Subscription and Billing Data
Diyalog Bot may process payment and billing data in connection with SaaS plans, subscriptions, payment gateways, coupons, invoices and credit-based usage.
Payment transactions may be processed through Stripe, PayPal, Razorpay, Mollie, Paddle, Paystack, Mercado Pago or similar third-party payment providers. Diyalog Bot may not store complete payment card information on its own systems; such information may be processed through the secure infrastructure of the relevant payment provider.
Invoice and accounting records may be retained for statutory retention periods.
EN - 12. Cookies and Similar Technologies
Diyalog Bot websites and applications may use cookies and similar technologies for session management, authentication, security, remembering user preferences, performance measurement, error analysis and usage statistics.
Strictly necessary cookies are required for the service to function. Analytics, performance and marketing cookies may be subject to user preference or consent under applicable law.
EN - 13. Data Sharing
Diyalog Bot does not sell personal data. Personal data may be shared with third-party service providers only to the extent necessary for service delivery, payment processing, operation of AI features, email and messaging integrations, cloud infrastructure, storage, security, error monitoring, analytics, customer support, legal compliance and protection of rights.
EN - 14. International Data Transfers
The AI providers, payment providers, cloud infrastructure, email services, messaging channels and integration providers used by Diyalog Bot may be located in Türkiye, the United Kingdom, the European Union, the United States or other jurisdictions. Therefore, personal data may be transferred internationally where required by the nature of the service.
Diyalog Bot takes contractual, technical and administrative safeguards required under applicable law. Customers using the platform to process their own end-user data are responsible for providing required notices, obtaining consents where necessary and ensuring a valid transfer mechanism for international transfers.
EN - 15. Data Security
Diyalog Bot applies technical and organizational measures designed to protect personal data. These measures may include encryption of sensitive data, secure transmission, two-factor authentication, OAuth token management, role-based access control, CSRF and XSS protection, content security policies, rate limiting, logging, secure session management, access records, backups, workspace isolation and access minimization.
However, no internet-based transmission or electronic storage method can be guaranteed to be completely secure.
EN - 16. Data Retention
Personal data is retained for as long as required for the relevant processing purpose, the duration of the contractual relationship, applicable legal retention periods and limitation periods for potential disputes.
Workspace data may be retained while the account remains active. After account deletion or subscription termination, data may be deleted, anonymized or retained where legally required within a reasonable period.
Temporary email addresses and messages may be automatically deleted after the configured lifetime.
EN - 17. User and Customer Responsibilities
The user represents and undertakes that all data uploaded, transferred or processed through the platform is lawful, that required privacy notices have been provided, that necessary consents have been obtained, that electronic marketing rules are complied with, that no spam or unlawful communications will be sent, that third-party rights will not be infringed, that special category data will not be processed unnecessarily, and that account credentials will be protected.
EN - 18. Special Category Data
Diyalog Bot is not designed to intentionally collect special category personal data. However, users may include such data in emails, live chats, CRM notes, document uploads or knowledge base content.
Before uploading or processing special category data, the user must ensure that a valid legal basis, explicit consent where required and appropriate safeguards are in place.
EN - 19. Data Subject Rights
Depending on applicable law, data subjects may have the right to know whether their personal data is processed, request information about processing, learn the purposes of processing and whether data is used in line with those purposes, know the third parties to whom data is transferred domestically or abroad, request correction of incomplete or inaccurate data, request deletion or destruction of data, request notification of correction or deletion to third parties, object to adverse results arising from automated processing and claim compensation for damages.
Users located in the EU/EEA or the United Kingdom may also have rights of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability, objection and withdrawal of consent.
EN - 20. Exercising Your Rights
Data subjects may submit privacy and personal data requests to info@aivatech.io. Requests should clearly identify the requester, the relevant right to be exercised and the subject matter of the request.
Where Diyalog Bot acts as a processor on behalf of a customer, requests may be directed to the relevant customer/controller, or Diyalog Bot may act in accordance with the customer's instructions.
EN - 21. Automated Decision-Making and Profiling
Diyalog Bot may perform automated analyses such as lead scoring, sentiment analysis, campaign interaction tracking, automatic tagging, routing, AI confidence scoring and similar features. These analyses are intended to support sales, support and customer relationship workflows.
Users should not rely on automated scores or suggestions as the sole basis for decisions that may have significant effects on individuals and should apply human review where appropriate.
EN - 22. Children's Data
Diyalog Bot is not designed as a service directed to children. The platform is not intended for direct use by minors. If users need to process children's personal data through the platform, they must ensure that parental or guardian consent, a valid legal basis and appropriate safeguards are in place as required by applicable law.
EN - 23. Data Breach Notification
If Diyalog Bot identifies a data security incident involving unauthorized access, disclosure, loss, alteration or unlawful processing of personal data, it will take appropriate technical and organizational measures based on the nature of the incident. Where required by applicable law, Diyalog Bot may notify affected users, relevant controllers and competent authorities.
EN - 24. Changes to This Policy
Diyalog Bot may update this Privacy Policy due to changes in law, product development, new integrations, security requirements or operational needs. The updated Policy becomes effective when published on the website or within the application. Users may be notified through appropriate channels in the event of material changes.
EN - 25. Contact
For privacy, personal data, data processing, international transfer, account deletion, data export or data subject rights requests, you may contact AIVA Tech at info@aivatech.io or +90 850 888 6872.
Authorized contact: Süleyman Kaplan — suleyman@aivatech.io
TR - 1. Giriş ve Kapsam
İşbu Gizlilik Politikası, Diyalog Bot adlı yapay zekâ destekli e-posta botu, otomatik yanıtlayıcı, CRM, satış hunisi, çok kanallı iletişim ve SaaS platformunun kullanımı sırasında kişisel verilerin hangi kapsamda işlendiğini, hangi amaçlarla kullanıldığını, kimlerle paylaşılabileceğini, ne kadar süreyle saklanacağını ve ilgili kişilerin haklarını açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
Bu Politika; web sitesi ziyaretçileri, deneme kullanıcıları, aboneler, çalışma alanı sahipleri, ekip üyeleri, müşteri temsilcileri, son kullanıcılar, potansiyel müşteriler, iletişim kurulan kişiler, e-posta alıcıları, canlı sohbet kullanıcıları ve platform üzerinden mesajlaşan üçüncü kişiler bakımından uygulanır.
TR - 2. Veri Sorumlusu ve İletişim Bilgileri
Diyalog Bot hizmetleri kapsamında kişisel veriler, faaliyetin niteliğine göre AIVA TECH YAPAY ZEKA YAZILIM VE BİLİŞİM ANONİM ŞİRKETİ ve/veya AIVA TECH ARTIFICIAL INTELLIGENCE SOFTWARE LIMITED tarafından işlenebilir.
AIVA TECH YAPAY ZEKA YAZILIM VE BİLİŞİM ANONİM ŞİRKETİ
Vergi No: 0102268622
E-posta: info@aivatech.io
Telefon: +90 850 888 6872
Yetkili: Süleyman Kaplan —
suleyman@aivatech.io
AIVA TECH ARTIFICIAL INTELLIGENCE SOFTWARE LIMITED
Company Number: 17071023
Adres: SUITE 10582, 5 BRAYFORD SQUARE, LONDON, UNITED KINGDOM, E1 0SG
E-posta: info@aivatech.io
Telefon: +90 850 888 6872
TR - 3. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Rolleri
Diyalog Bot, kendi web sitesi, abonelik, faturalandırma, müşteri hesabı yönetimi, destek, güvenlik, pazarlama ve hizmet sunumu süreçlerinde kural olarak veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder.
Buna karşılık müşterilerin kendi çalışma alanlarına yüklediği müşteri kayıtları, e-postalar, CRM verileri, kampanya listeleri, mesaj içerikleri, bilgi bankası dokümanları ve entegrasyon verileri bakımından Diyalog Bot çoğu durumda müşterinin talimatları doğrultusunda veri işleyen konumundadır.
Müşteri, kendi son kullanıcılarına ve üçüncü kişilere ait verilerin hukuka uygun şekilde elde edilmesinden, gerekli aydınlatmaların yapılmasından, rızaların alınmasından ve işleme faaliyetinin hukuki dayanağının sağlanmasından sorumludur.
TR - 4. Toplanan Kişisel Veri Kategorileri
Diyalog Bot kapsamında ad, soyad, kullanıcı adı, şirket adı, görev ve unvan bilgileri; e-posta adresi, telefon numarası, fatura adresi, şirket adresi, IP adresi ve destek iletişim bilgileri; kullanıcı hesabı, rol, yetki, çalışma alanı, abonelik planı, oturum bilgileri ve iki faktörlü doğrulama durumu işlenebilir.
Ayrıca ödeme durumu, fatura bilgileri, işlem referansları ve abonelik kayıtları; e-posta içerikleri, konu başlıkları, mesaj gövdeleri, ekler, yanıt taslakları, iç notlar, canlı sohbet mesajları, WhatsApp, SMS, Telegram ve Slack içerikleri; CRM kayıtları, kişi listeleri, etiketler, segmentler, fırsatlar, pipeline aşamaları, lead skoru, kampanya etkileşimleri; teknik loglar, API istekleri, webhook olayları, hata kayıtları, cihaz ve tarayıcı bilgileri; AI kullanım verileri, token tüketimi, bilgi bankası dokümanları, embedding verileri ve RAG çıktıları işlenebilir.
TR - 5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri
Kişisel veriler; üyelik formları, abonelik ekranları, ödeme sayfaları, destek talepleri, e-posta bağlantıları, OAuth bağlantıları, IMAP/SMTP bağlantıları, API ve webhook kullanımı, canlı sohbet bileşeni, WhatsApp/SMS/Telegram/Slack entegrasyonları, CSV içe aktarma işlemleri, doküman yüklemeleri, web sitesi tarama ve bilgi bankası oluşturma süreçleri, üçüncü taraf entegrasyonları, çerezler, log kayıtları ve kullanıcıların platform üzerindeki işlemleri aracılığıyla otomatik veya otomatik olmayan yollarla toplanabilir.
TR - 6. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel veriler; kullanıcı hesabı oluşturmak ve yönetmek, Diyalog Bot hizmetlerini sunmak, e-posta hesaplarını bağlamak ve senkronize etmek, gelen kutusu ve otomatik yanıt özelliklerini işletmek, CRM ve satış hunisi fonksiyonlarını sağlamak, kampanya oluşturmak ve performans takibi yapmak, AI destekli özetleme, yanıt taslağı, sınıflandırma, duygu analizi ve bilgi bankası cevabı üretmek, çok kanallı mesajlaşmayı yönetmek, ödeme, abonelik ve faturalandırma süreçlerini yürütmek, güvenlik, kimlik doğrulama ve erişim kontrolü sağlamak, kötüye kullanımı ve yetkisiz erişimi önlemek, müşteri destek taleplerini yanıtlamak, sistem performansını iyileştirmek, yasal yükümlülükleri yerine getirmek ve uyuşmazlık halinde hakların tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla işlenebilir.
TR - 7. Hukuki Sebepler
Kişisel veriler; sözleşmenin kurulması veya ifası için işlemenin gerekli olması, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat, açık rıza, kanunlarda açıkça öngörülme ve ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması gibi hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilir.
Elektronik ticari ileti, pazarlama çerezleri, bazı üçüncü taraf analiz araçları, özel nitelikli kişisel veriler ve açık rıza gerektiren AI veya entegrasyon faaliyetlerinde ilgili mevzuata uygun rıza mekanizmaları işletilebilir.
TR - 8. Yapay Zekâ ve AI Veri İşleme
Diyalog Bot; e-posta, mesaj, CRM kaydı, doküman ve bilgi bankası içeriklerinden yararlanarak AI destekli özet, yanıt taslağı, otomatik cevap, sınıflandırma, duygu analizi, bilgi bankası cevabı ve iş akışı çıktısı oluşturabilir. Bu kapsamda ilgili içerikler, seçilen yapay zekâ sağlayıcılarına API üzerinden iletilebilir.
Diyalog Bot, müşteri verilerinin ortak veya genel yapay zekâ modellerini eğitmek amacıyla kullanılmasını hedeflemez. Bununla birlikte üçüncü taraf AI sağlayıcılarının veri işleme şartları kendi politikalarına tabi olabilir.
Kullanıcı, AI çıktılarının otomatik olarak üretilebileceğini ve özellikle hukuki, mali, tıbbi, ticari veya müşteri ilişkilerini etkileyen yanıtların gönderilmeden önce insan kontrolünden geçirilmesi gerektiğini kabul eder.
TR - 9. Bilgi Bankası, RAG ve Doküman İşleme
Kullanıcılar Diyalog Bot bilgi bankasına PDF, DOCX, TXT, CSV, Excel dosyaları veya web sitesi içerikleri yükleyebilir. Bu içerikler parçalara ayrılabilir, indekslenebilir, embedding verilerine dönüştürülebilir ve müşteri sorularına bağlama dayalı yanıt üretmek için kullanılabilir.
Bilgi bankasına yüklenen içeriklerin hukuka uygunluğu, fikri mülkiyet haklarına uygunluğu, ticari sır veya üçüncü kişilere ait kişisel veri içerip içermediği hususlarında sorumluluk kullanıcıya aittir.
TR - 10. E-posta ve Çok Kanallı İletişim Verileri
Diyalog Bot; Gmail, Google Workspace, Microsoft Outlook, Office 365, IMAP/SMTP ve benzeri hesaplar üzerinden e-posta içeriklerini işleyebilir. E-posta başlıkları, gönderici ve alıcı bilgileri, mesaj gövdeleri, ekler, yanıtlar, konu satırları, okundu, tıklandı, teslim edildi ve bounce bilgileri sistemde işlenebilir.
WhatsApp, SMS, Telegram, Slack ve canlı sohbet kanallarında mesaj içeriği, gönderim zamanı, teslimat durumu, kişi bilgileri ve konuşma geçmişi işlenebilir. Bu veriler iletişimin yürütülmesi, müşteri ilişkilerinin yönetimi, destek süreçleri, otomasyon, raporlama ve AI destekli yanıt üretimi amacıyla kullanılabilir.
TR - 11. Ödeme, Abonelik ve Faturalandırma Verileri
Diyalog Bot, SaaS planları, abonelikler, ödeme geçitleri, kuponlar, faturalar ve kredi bazlı kullanım süreçleri kapsamında ödeme ve faturalandırma verilerini işleyebilir.
Ödeme işlemleri Stripe, PayPal, Razorpay, Mollie, Paddle, Paystack, Mercado Pago veya benzeri üçüncü taraf ödeme sağlayıcıları üzerinden yürütülebilir. Diyalog Bot, ödeme kartı bilgilerinin tamamını kendi sistemlerinde saklamayabilir; bu bilgiler ilgili ödeme sağlayıcısının güvenli altyapısı üzerinden işlenebilir.
Fatura ve muhasebe kayıtları yasal saklama süreleri boyunca muhafaza edilebilir.
TR - 12. Çerezler ve Benzeri Teknolojiler
Diyalog Bot web sitesi ve uygulaması; oturum yönetimi, kimlik doğrulama, güvenlik, kullanıcı tercihlerini hatırlama, performans ölçümü, hata analizi ve kullanım istatistikleri amacıyla çerezler ve benzeri teknolojiler kullanabilir.
Zorunlu çerezler hizmetin çalışması için gereklidir. Analitik, performans ve pazarlama çerezleri uygulanabilir mevzuata göre kullanıcının tercihine veya rızasına tabi olabilir.
TR - 13. Verilerin Paylaşılması
Diyalog Bot kişisel verileri satmaz. Kişisel veriler; hizmetin sağlanması, ödeme işlemlerinin yürütülmesi, AI özelliklerinin çalıştırılması, e-posta ve mesajlaşma entegrasyonlarının sağlanması, bulut altyapısı, depolama, güvenlik, hata izleme, analitik, müşteri destek süreçleri, yasal yükümlülükler ve hakların korunması amaçlarıyla sınırlı olmak üzere üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarıyla paylaşılabilir.
TR - 14. Yurt Dışına Veri Aktarımı
Diyalog Bot’un kullandığı AI sağlayıcıları, ödeme sağlayıcıları, bulut altyapısı, e-posta servisleri, mesajlaşma kanalları ve entegrasyon sağlayıcıları Türkiye, Birleşik Krallık, Avrupa Birliği, Amerika Birleşik Devletleri veya diğer ülkelerde bulunabilir. Bu nedenle kişisel veriler, hizmetin niteliği gereği yurt dışına aktarılabilir.
Yurt dışı veri aktarımı süreçlerinde uygulanabilir mevzuat uyarınca gerekli sözleşmesel, teknik ve idari tedbirler alınır. Müşteri, kendi son kullanıcılarına ait verileri platforma aktarırken yurt dışı aktarım bakımından gerekli aydınlatma, açık rıza veya diğer hukuki mekanizmaları sağlamakla yükümlüdür.
TR - 15. Veri Güvenliği
Diyalog Bot, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla teknik ve idari tedbirler uygular. Bu tedbirler arasında hassas verilerin şifrelenmesi, güvenli bağlantı kullanımı, iki faktörlü kimlik doğrulama, OAuth token yönetimi, rol ve yetki bazlı erişim kontrolü, CSRF ve XSS koruması, içerik güvenliği politikaları, rate limit, loglama, güvenli oturum yönetimi, erişim kayıtları, yedekleme, çalışma alanı izolasyonu ve gereksiz erişimin sınırlandırılması yer alabilir.
Buna rağmen internet üzerinden yapılan hiçbir veri aktarımı veya elektronik saklama yöntemi mutlak güvenlik garantisi sağlamaz.
TR - 16. Veri Saklama Süreleri
Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca, sözleşmesel ilişki devam ettiği müddetçe, yasal saklama süreleri boyunca veya uyuşmazlık zamanaşımı süreleri dikkate alınarak saklanır.
Hesap aktif olduğu sürece çalışma alanı verileri saklanabilir. Hesap silme veya abonelik sonlandırma talebi sonrasında veriler makul süre içinde silinir, anonimleştirilir veya yasal yükümlülükler gereği saklanmaya devam edilir.
Temp mail gibi süreli özelliklerde ilgili adres ve mesaj içerikleri belirlenen yaşam süresi sonunda otomatik olarak silinebilir.
TR - 17. Kullanıcı ve Müşteri Yükümlülükleri
Kullanıcı; platforma yüklediği, aktardığı veya işlediği verilerin hukuka uygun olduğunu, gerekli aydınlatmaları yaptığını, rızaları aldığını, ticari elektronik ileti mevzuatına uyduğunu, spam veya hukuka aykırı gönderim yapmayacağını, üçüncü kişilerin haklarını ihlal etmeyeceğini, özel nitelikli kişisel verileri gereksiz şekilde işlemeyeceğini, hesap erişim bilgilerini koruyacağını ve yetkisiz kişilere erişim vermeyeceğini kabul eder.
TR - 18. Özel Nitelikli Kişisel Veriler
Diyalog Bot, özel nitelikli kişisel verilerin kasıtlı olarak toplanmasını hedeflemez. Ancak kullanıcıların e-posta, canlı sohbet, CRM notları, doküman yüklemeleri veya bilgi bankası içerikleri içine özel nitelikli kişisel veri dahil etmesi mümkündür.
Kullanıcı, bu tür verileri platforma yüklemeden önce ilgili mevzuat uyarınca gerekli açık rıza, hukuki dayanak ve güvenlik önlemlerini sağlamakla yükümlüdür.
TR - 19. İlgili Kişi Hakları
İlgili kişiler, uygulanabilir mevzuat kapsamında kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini talep etme, aktarıldığı üçüncü kişilere düzeltme veya silme işlemlerinin bildirilmesini isteme, otomatik sistemler ile analiz sonucu aleyhe bir sonuca itiraz etme ve zarara uğraması halinde tazminat talep etme haklarına sahip olabilir.
AB/AEA veya Birleşik Krallık kapsamındaki kullanıcılar ayrıca erişim, düzeltme, silme, işlemeyi kısıtlama, veri taşınabilirliği, itiraz ve rızayı geri çekme haklarını kullanabilir.
TR - 20. Hak Kullanım Başvuruları
İlgili kişiler, gizlilik ve kişisel veri taleplerini info@aivatech.io adresine iletebilir. Talep konusu, başvuran kişinin kimliğini doğrulamaya yetecek bilgiler ve hangi hakkın kullanılmak istendiği açıkça belirtilmelidir.
Platformun müşteri adına veri işleyen sıfatıyla hareket ettiği durumlarda, başvuru doğrudan ilgili müşteri/veri sorumlusuna yönlendirilebilir veya müşterinin talimatı doğrultusunda işlem yapılabilir.
TR - 21. Otomatik Karar Verme ve Profil Çıkarma
Diyalog Bot; lead scoring, duygu analizi, kampanya etkileşimi, otomatik etiketleme, yönlendirme, AI güven skoru ve benzeri özellikler kapsamında otomatik analizler yapabilir. Bu analizler satış, destek ve müşteri ilişkileri süreçlerini kolaylaştırmak amacıyla kullanılır.
Kullanıcılar, otomatik üretilen skor ve önerileri tek başına bağlayıcı karar olarak kullanmamalı; kişi üzerinde önemli sonuç doğurabilecek kararları insan incelemesine tabi tutmalıdır.
TR - 22. Çocukların Verileri
Diyalog Bot çocuklara yönelik bir hizmet olarak tasarlanmamıştır. Platform, reşit olmayan kişilerin doğrudan kullanımına sunulmaz. Kullanıcıların çocuklara ait kişisel verileri platforma yüklemesi gerekiyorsa, ilgili mevzuata uygun veli veya vasi rızası, hukuki dayanak ve gerekli güvenlik önlemleri sağlanmalıdır.
TR - 23. Veri İhlali Bildirimi
Diyalog Bot, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesi, ifşa edilmesi, kaybolması, değiştirilmesi veya yetkisiz işlenmesi gibi bir veri güvenliği olayı tespit ederse, olayın niteliğine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri alır. Uygulanabilir mevzuatın gerektirdiği hallerde ilgili kullanıcılara, veri sorumlularına ve yetkili mercilere bildirim yapılabilir.
TR - 24. Politika Değişiklikleri
Diyalog Bot, bu Gizlilik Politikasını mevzuat değişiklikleri, ürün geliştirmeleri, yeni entegrasyonlar, güvenlik gereklilikleri veya operasyonel ihtiyaçlar doğrultusunda güncelleyebilir. Güncel politika web sitesi veya uygulama üzerinden yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Esaslı değişikliklerde kullanıcılara uygun yöntemlerle bildirim yapılabilir.
TR - 25. İletişim
Gizlilik, kişisel veri, veri işleme, yurt dışı aktarım, hesap silme, veri ihracı veya ilgili kişi haklarına ilişkin talepleriniz için info@aivatech.io adresinden veya +90 850 888 6872 numaralı telefondan AIVA Tech ile iletişime geçebilirsiniz.
Yetkili kişi: Süleyman Kaplan — suleyman@aivatech.io