EN - 1. Introduction and Scope

This Refund Policy applies to all purchases, subscriptions, renewals, usage-based charges, credits, add-ons, implementation services, support services and other paid services provided in connection with Diyalog Bot. Diyalog Bot is an AI-powered email bot, automated responder, CRM, sales pipeline, multi-channel communication and SaaS platform.

By purchasing, subscribing to, renewing or using any paid Diyalog Bot service, the customer acknowledges that they have read, understood and accepted this Refund Policy, together with the applicable Terms of Service, Privacy Policy, subscription plan details, pricing page, order form, invoice, proposal or written commercial agreement.

This Policy is intended to provide a clear and fair refund framework. It does not limit any mandatory statutory consumer rights that may apply under the laws of the relevant jurisdiction. Where a mandatory legal rule grants the customer stronger rights than this Policy, the mandatory legal rule shall prevail to the extent required by law.

EN - 2. Company and Contact Details

Depending on the relevant transaction, invoice, customer location, payment method or commercial arrangement, Diyalog Bot services may be provided by one or both of the following entities:

AIVA TECH YAPAY ZEKA YAZILIM VE BİLİŞİM ANONİM ŞİRKETİ
Tax Number: 0102268622
IBAN: TR27 0006 4000 0012 0240 0180 20
Email: info@aivatech.io
Phone: +90 850 888 6872
Authorized Person: Süleyman Kaplan — suleyman@aivatech.io

AIVA TECH ARTIFICIAL INTELLIGENCE SOFTWARE LIMITED
Company Number: 17071023
Address: SUITE 10582, 5 BRAYFORD SQUARE, LONDON, UNITED KINGDOM, E1 0SG
Email: info@aivatech.io
Phone: +90 850 888 6872

Refund requests must be submitted in writing to info@aivatech.io, unless a separate written agreement specifies another official communication channel.

EN - 3. Nature of Diyalog Bot Services

Diyalog Bot is primarily provided as a digital SaaS service. The platform may include subscription-based access, usage-based features, AI-powered responses, email account connections, CRM and pipeline tools, email campaign modules, workflow automation, knowledge base and RAG features, integrations, live chat, WhatsApp, SMS, Telegram, Slack, temp mail functionality, analytics and reporting features.

Because Diyalog Bot is a digital service that becomes available after account activation, workspace creation, plan assignment, payment confirmation, onboarding, installation, integration or usage, refund rights may be limited once the service has been made available, activated, consumed, configured or delivered.

EN - 4. Subscription Fees

Subscription fees are charged for access to Diyalog Bot plans, features, limits and platform capabilities during the applicable billing period. Unless otherwise stated in a written agreement, subscription fees are billed in advance on a monthly, yearly or other agreed billing cycle.

Subscription payments are generally non-refundable once the billing period has started and the service has been made available to the customer. The customer is responsible for reviewing the plan details, limits, pricing, included credits, available integrations and renewal terms before completing the purchase.

If the customer cancels a subscription, the cancellation will normally prevent future renewals but will not automatically create a refund for the current billing period. The customer may continue to access the paid features until the end of the already-paid billing period, unless access is suspended or terminated due to breach, misuse, non-payment, fraud, security risk or unlawful activity.

EN - 5. Monthly Subscriptions

Monthly subscription fees are charged for the relevant month and are generally non-refundable after the monthly period begins. A customer may cancel the monthly subscription before the next renewal date to avoid future charges.

If a customer forgets to cancel before renewal, the renewed monthly payment will not automatically be refunded. However, Diyalog Bot may, at its sole discretion, review refund requests made shortly after renewal if there has been no meaningful usage of the renewed period and no material cost has been incurred by the platform.

EN - 6. Annual Subscriptions

Annual subscriptions may be offered at a discounted price compared to monthly billing. Because annual pricing may include a discount, annual subscription fees are generally non-refundable after the annual period begins and the service is made available.

If the customer cancels an annual subscription during the annual term, the cancellation will normally stop the next renewal but will not entitle the customer to a pro-rata refund for the unused portion of the annual term, unless required by mandatory law or expressly agreed in writing by Diyalog Bot.

EN - 7. Free Trials, Demo Accounts and Promotional Access

Diyalog Bot may offer free trials, demo accounts, limited promotional access or discounted introductory plans. The purpose of such access is to allow the customer to evaluate the platform before purchasing a paid plan.

Where a free trial is provided, the customer is responsible for cancelling before the trial converts into a paid subscription, if applicable. Once a trial converts into a paid subscription and the paid period begins, the payment will be subject to this Refund Policy.

Promotional, discounted, campaign-based or limited-time offers may be non-refundable unless expressly stated otherwise in the relevant offer terms.

EN - 8. Usage-Based Charges, Credits and AI Consumption

Diyalog Bot may include usage-based charges, credit-based usage, AI usage limits, token consumption, email processing limits, message limits, temp mail limits, webhook usage, storage usage, campaign usage or similar metered features.

Fees paid for consumed credits, used AI tokens, processed emails, sent messages, executed workflows, used storage, activated integrations, generated outputs, delivered campaigns or other consumed digital resources are non-refundable.

Unused credits may be subject to the rules of the relevant plan, offer, invoice or written agreement. Unless otherwise expressly stated, unused credits are not redeemable for cash, are not transferable and may expire at the end of the relevant billing period.

EN - 9. Add-ons, Extra Limits and Optional Features

The customer may purchase add-ons, additional limits, extra user seats, additional email accounts, additional AI usage, additional campaign capacity, storage upgrades, temp mail features, advanced integrations, phone/message channel access or other optional features.

Add-on fees are generally non-refundable once the add-on is activated, assigned to the workspace, made available, technically configured, consumed or used. If an add-on has not yet been activated or used, Diyalog Bot may review a refund request on a case-by-case basis.

EN - 10. Setup, Onboarding, Customization and Professional Services

Diyalog Bot may provide paid setup, onboarding, installation, configuration, training, consulting, customization, workflow design, integration support, migration, technical support or other professional services.

Fees paid for professional services are non-refundable once the service has started, work has been performed, time has been allocated, meetings have been held, technical analysis has been conducted, configuration has begun or deliverables have been prepared.

If a professional service has not yet started, the customer may request cancellation. Diyalog Bot may deduct administrative costs, payment processor fees, preparation costs, reserved resource costs or other reasonable expenses before issuing any discretionary refund.

EN - 11. Custom Development and Integration Projects

Custom development, private integrations, special workflow development, data migration, enterprise deployment, dedicated support packages, custom reporting, API development, custom AI prompts, custom RAG configuration or other bespoke technical work are subject to the applicable proposal, statement of work, order form, invoice or written agreement.

Unless otherwise agreed in writing, payments made for custom development and integration projects are non-refundable once the project has started. Milestone payments, deposits, reservation fees and advance payments may be retained to cover work performed, resource allocation, planning, project management and opportunity costs.

EN - 12. Non-Refundable Items

Unless mandatory law requires otherwise or Diyalog Bot expressly agrees in writing, the following items are non-refundable:

• Subscription fees for an active or already-started billing period.
• Consumed credits, AI tokens, message credits, campaign usage or usage-based resources.
• Activated add-ons, extra limits or optional paid features.
• Setup, onboarding, training, consulting or technical support services already started or delivered.
• Custom development, integration, migration or implementation services.
• Domain, hosting, telecommunication, SMS, WhatsApp, email, AI provider or other third-party costs.
• Payment processor fees, bank charges, currency conversion costs or transaction fees.
• Promotional, discounted or campaign-based purchases stated as non-refundable.
• Accounts suspended or terminated due to breach, abuse, fraud, spam, unlawful activity or security risk.

EN - 13. Refunds Due to Technical Problems

If the customer experiences a technical problem, the customer must promptly notify Diyalog Bot and provide sufficient information for investigation, including account details, workspace information, screenshots, logs, error messages, relevant dates and a clear description of the issue.

Diyalog Bot will make commercially reasonable efforts to investigate and resolve verified technical issues. A refund may be considered only if the issue is caused by Diyalog Bot, materially prevents the customer from using the core paid service, cannot be resolved within a reasonable period, and is not caused by the customer, third-party providers, incorrect configuration, internet problems, email provider restrictions, API limits, payment provider issues, hosting problems, user error, unauthorized changes or external integrations.

Temporary interruptions, maintenance, minor bugs, third-party outages, external API limitations, deliverability issues, AI model behavior, email provider restrictions or channel provider limitations do not automatically create a refund right.

EN - 14. Third-Party Provider Costs

Diyalog Bot may rely on third-party providers such as payment processors, AI providers, email providers, telecommunication providers, SMS/WhatsApp providers, cloud hosting providers, storage providers, CRM providers, calendar providers, analytics providers or other integration services.

Charges, fees, credits, usage costs, taxes, exchange differences or non-refundable costs imposed by third-party providers are not refundable by Diyalog Bot unless the relevant third-party provider actually refunds the corresponding amount to Diyalog Bot and Diyalog Bot determines that the refund should be passed to the customer.

EN - 15. Customer Configuration and User Error

Refunds will not normally be issued for issues caused by incorrect configuration, incomplete setup, wrong API keys, invalid credentials, email provider restrictions, DNS misconfiguration, SPF/DKIM/DMARC problems, misuse of workflow automation, campaign mistakes, wrong recipient lists, incorrect AI prompts, customer-side integration errors, deleted data, team member actions or failure to follow documentation.

Diyalog Bot may, at its discretion, provide reasonable support to help the customer correct configuration issues. Such support does not mean that the customer is entitled to a refund.

EN - 16. Service Cancellation

The customer may cancel the subscription through the account panel, billing settings or by contacting Diyalog Bot, depending on the available product configuration. Cancellation prevents future renewals but does not automatically refund amounts already paid.

The customer remains responsible for all charges incurred before cancellation, including subscription fees, usage-based fees, credits, add-ons, professional services, third-party costs and taxes.

EN - 17. Downgrades and Plan Changes

If the customer downgrades from a higher plan to a lower plan, the downgrade will normally take effect at the end of the current billing period unless otherwise determined by Diyalog Bot or the billing system.

Downgrading a plan does not automatically create a refund or credit for the unused portion of the higher plan. Plan changes may affect feature access, limits, stored data, automation capacity, team seats, AI limits, integrations and available credits.

EN - 18. Taxes, Bank Charges and Currency Conversion

Refunds, where approved, may exclude taxes, bank charges, payment processor fees, currency conversion losses, transfer fees, intermediary bank fees or other transaction-related costs unless required by mandatory law.

If the original payment was made in a foreign currency, the refunded amount may differ from the original local currency amount due to exchange rate movements, bank fees or payment provider calculations.

EN - 19. Chargebacks and Payment Disputes

Before initiating a chargeback or payment dispute, the customer is encouraged to contact Diyalog Bot at info@aivatech.io so that the matter can be reviewed in good faith.

If the customer initiates an unjustified chargeback, payment dispute or reversal, Diyalog Bot may suspend the account, restrict access, recover administrative costs, provide evidence to the payment provider and pursue unpaid amounts, chargeback fees or damages to the extent permitted by law.

EN - 20. Abuse, Fraud, Spam and Policy Violations

No refund will be issued where the account is suspended, restricted or terminated due to breach of the Terms of Service, abuse, fraud, spam, phishing, unauthorized access, unlawful content, infringement of third-party rights, violation of email or messaging rules, violation of AI usage rules, payment fraud, security risk or other misuse of the platform.

Diyalog Bot reserves the right to retain amounts already paid in order to cover damages, investigation costs, infrastructure costs, third-party costs, chargeback fees and other losses caused by the violation.

EN - 21. Refund Request Procedure

Refund requests must be submitted in writing to info@aivatech.io. The request should include the customer name, company name, account email, invoice number, payment date, payment amount, subscription plan, reason for the refund request and any supporting documents or evidence.

Diyalog Bot may request additional information to verify the identity of the requester, confirm the payment, review usage records, check technical logs, evaluate the relevant plan and determine whether the request falls within this Policy.

Incomplete requests may not be processed until the required information is provided.

EN - 22. Review Period and Refund Method

Diyalog Bot will review refund requests within a reasonable period. The review period may vary depending on the complexity of the request, payment provider response times, technical investigation requirements, bank processes and the availability of supporting information.

Approved refunds will normally be issued to the original payment method unless this is technically impossible, unlawful or commercially unreasonable. Refund processing times may vary depending on banks, card networks, payment processors and intermediary providers.

EN - 23. Discretionary Refunds and Service Credits

Diyalog Bot may, at its sole discretion, offer a partial refund, full refund, account credit, service extension, usage credit, plan credit or alternative commercial solution even where the customer does not have a strict refund entitlement under this Policy.

Any discretionary refund, credit or accommodation granted in one case does not create a precedent, waiver, acquired right or obligation to provide the same outcome in another case.

EN - 24. Enterprise, Custom and Written Agreements

If the customer has signed a separate enterprise agreement, master service agreement, order form, statement of work, proposal, reseller agreement or custom written contract with Diyalog Bot or AIVA Tech, the refund, cancellation and payment provisions in that written agreement shall prevail over this Policy in case of conflict.

This Policy applies only to the extent that the relevant written agreement does not contain a different rule.

EN - 25. Changes to This Refund Policy

Diyalog Bot may update this Refund Policy from time to time due to changes in law, payment systems, product features, pricing models, operational processes, third-party provider terms or commercial requirements.

The updated Refund Policy becomes effective when published on the website or within the application. Continued use of paid services after the effective date means that the customer accepts the updated Policy, unless mandatory law requires otherwise.

EN - 26. Contact

For refund, cancellation, billing, payment or subscription-related questions, please contact Diyalog Bot through the following channels:

Email: info@aivatech.io
Phone: +90 850 888 6872
Authorized Contact: Süleyman Kaplan — suleyman@aivatech.io

TR - 1. Giriş ve Kapsam

İşbu İade Politikası, Diyalog Bot ile bağlantılı olarak sunulan abonelikler, yenilemeler, kullanım bazlı ücretler, krediler, ek paketler, kurulum hizmetleri, profesyonel hizmetler ve diğer ücretli SaaS hizmetleri bakımından hangi şartlarda iade yapılabileceğini veya yapılamayacağını açıklamak amacıyla hazırlanmıştır. Diyalog Bot; yapay zekâ destekli e-posta botu, otomatik yanıtlayıcı, CRM, satış hunisi, çok kanallı iletişim ve SaaS platformudur.

Müşteri, Diyalog Bot kapsamında herhangi bir ücretli hizmet satın almak, abonelik başlatmak, abonelik yenilemek veya ücretli özellikleri kullanmak suretiyle işbu İade Politikası’nı; uygulanabilir Kullanım Şartları, Gizlilik Politikası, abonelik planı detayları, fiyatlandırma sayfası, sipariş formu, fatura, teklif veya yazılı ticari sözleşme ile birlikte okuduğunu, anladığını ve kabul ettiğini beyan eder.

İşbu Politika, açık ve adil bir iade çerçevesi sunmayı amaçlar. İlgili yargı alanında uygulanması zorunlu olan tüketici hukuku, mesafeli satış, elektronik ticaret veya diğer emredici mevzuat hükümlerinden doğan hakları ortadan kaldırmaz. Emredici mevzuatın müşteriye işbu Politika’dan daha geniş haklar tanıdığı hallerde, ilgili emredici mevzuat hükmü öncelikli olarak uygulanır.

TR - 2. Şirket ve İletişim Bilgileri

İlgili işlem, fatura, müşteri lokasyonu, ödeme yöntemi veya ticari ilişki yapısına göre Diyalog Bot hizmetleri aşağıdaki şirketlerden biri veya her ikisi tarafından sunulabilir:

AIVA TECH YAPAY ZEKA YAZILIM VE BİLİŞİM ANONİM ŞİRKETİ
Vergi No: 0102268622
IBAN: TR27 0006 4000 0012 0240 0180 20
E-posta: info@aivatech.io
Telefon: +90 850 888 6872
Yetkili: Süleyman Kaplan — suleyman@aivatech.io

AIVA TECH ARTIFICIAL INTELLIGENCE SOFTWARE LIMITED
Company Number: 17071023
Adres: SUITE 10582, 5 BRAYFORD SQUARE, LONDON, UNITED KINGDOM, E1 0SG
E-posta: info@aivatech.io
Telefon: +90 850 888 6872

İade talepleri, ayrıca yazılı bir sözleşmede farklı bir resmi iletişim kanalı belirlenmediği sürece, info@aivatech.io adresine yazılı olarak iletilmelidir.

TR - 3. Diyalog Bot Hizmetlerinin Niteliği

Diyalog Bot esasen dijital bir SaaS hizmeti olarak sunulur. Platform; abonelik bazlı erişim, kullanım bazlı özellikler, AI destekli yanıtlar, e-posta hesabı bağlantıları, CRM ve satış hunisi araçları, e-posta kampanya modülleri, iş akışı otomasyonu, bilgi bankası ve RAG özellikleri, entegrasyonlar, canlı sohbet, WhatsApp, SMS, Telegram, Slack, temp mail, analitik ve raporlama özelliklerini içerebilir.

Diyalog Bot dijital bir hizmet olduğundan; hesap aktivasyonu, çalışma alanı oluşturulması, plan atanması, ödeme onayı, onboarding, kurulum, entegrasyon veya kullanım sonrasında hizmet müşteriye sunulmuş, erişime açılmış, yapılandırılmış, tüketilmiş veya teslim edilmiş sayılabilir. Bu nedenle, hizmet erişime açıldıktan veya kullanılmaya başlandıktan sonra iade hakları sınırlı olabilir.

TR - 4. Abonelik Ücretleri

Abonelik ücretleri, ilgili faturalandırma dönemi boyunca Diyalog Bot planlarına, özelliklerine, limitlerine ve platform kabiliyetlerine erişim için alınır. Yazılı bir sözleşmede aksi belirtilmedikçe abonelik ücretleri aylık, yıllık veya taraflarca kararlaştırılan başka bir faturalandırma döngüsü için peşin olarak tahsil edilir.

Faturalandırma dönemi başladıktan ve hizmet müşterinin kullanımına sunulduktan sonra abonelik ödemeleri kural olarak iade edilmez. Müşteri, satın alma işlemini tamamlamadan önce plan detaylarını, limitleri, fiyatlandırmayı, dahil olan kredileri, kullanılabilir entegrasyonları ve yenileme şartlarını incelemekle sorumludur.

Müşteri aboneliğini iptal ederse, iptal işlemi normal şartlarda gelecek yenilemeleri durdurur; ancak mevcut faturalandırma dönemine ilişkin ödenmiş tutarlar için kendiliğinden iade hakkı doğurmaz. Müşteri, ihlal, kötüye kullanım, ödeme yapılmaması, dolandırıcılık, güvenlik riski veya hukuka aykırı faaliyet nedeniyle erişim askıya alınmadığı veya sonlandırılmadığı sürece, halihazırda ödenmiş dönem sonuna kadar ücretli özelliklere erişmeye devam edebilir.

TR - 5. Aylık Abonelikler

Aylık abonelik ücretleri ilgili ay için tahsil edilir ve aylık dönem başladıktan sonra kural olarak iade edilmez. Müşteri, sonraki yenileme tarihinden önce aylık aboneliğini iptal ederek gelecek dönem ücretlerinin tahsil edilmesini önleyebilir.

Müşterinin yenileme öncesinde iptal işlemini gerçekleştirmeyi unutması halinde, yenilenen aylık ödeme otomatik olarak iade edilmez. Bununla birlikte Diyalog Bot, yenilemeden kısa süre sonra yapılan iade taleplerini; yenilenen dönemde anlamlı kullanım bulunmaması ve platform açısından esaslı maliyet doğmamış olması şartıyla, tamamen kendi takdirine bağlı olarak değerlendirebilir.

TR - 6. Yıllık Abonelikler

Yıllık abonelikler, aylık faturalandırmaya kıyasla indirimli fiyatla sunulabilir. Yıllık fiyatlandırma indirim içerebildiğinden, yıllık abonelik ücretleri yıllık dönem başladıktan ve hizmet müşterinin kullanımına sunulduktan sonra kural olarak iade edilmez.

Müşteri yıllık aboneliğini yıllık dönem içinde iptal ederse, iptal işlemi normal şartlarda bir sonraki yenilemeyi durdurur; ancak kullanılmayan süre için oransal iade hakkı doğurmaz. Emredici mevzuatın zorunlu kıldığı haller veya Diyalog Bot’un yazılı olarak açıkça kabul ettiği durumlar saklıdır.

TR - 7. Ücretsiz Denemeler, Demo Hesapları ve Promosyon Erişimi

Diyalog Bot; ücretsiz deneme, demo hesabı, sınırlı promosyon erişimi veya indirimli başlangıç planları sunabilir. Bu tür erişimlerin amacı, müşterinin ücretli plan satın almadan önce platformu değerlendirmesidir.

Ücretsiz deneme sunulması halinde müşteri, denemenin ücretli aboneliğe dönüşmesi söz konusu ise, ücretli döneme geçişten önce iptal işlemini gerçekleştirmekle sorumludur. Deneme ücretli aboneliğe dönüştükten ve ücretli dönem başladıktan sonra yapılan ödeme işbu İade Politikası’na tabi olur.

Promosyon, indirim, kampanya veya sınırlı süreli tekliflerle yapılan satın alımlar, ilgili teklif şartlarında aksi açıkça belirtilmedikçe iade edilmez.

TR - 8. Kullanım Bazlı Ücretler, Krediler ve AI Tüketimi

Diyalog Bot; kullanım bazlı ücretler, kredi bazlı kullanım, AI kullanım limitleri, token tüketimi, e-posta işleme limitleri, mesaj limitleri, temp mail limitleri, webhook kullanımı, depolama kullanımı, kampanya kullanımı veya benzeri ölçümlenebilir özellikler içerebilir.

Tüketilmiş krediler, kullanılmış AI tokenları, işlenmiş e-postalar, gönderilmiş mesajlar, çalıştırılmış iş akışları, kullanılmış depolama, aktive edilmiş entegrasyonlar, üretilmiş çıktılar, teslim edilmiş kampanyalar veya tüketilmiş diğer dijital kaynaklar için ödenen ücretler iade edilmez.

Kullanılmamış krediler, ilgili plan, teklif, fatura veya yazılı sözleşme hükümlerine tabidir. Aksi açıkça belirtilmedikçe kullanılmamış krediler nakde çevrilemez, devredilemez ve ilgili faturalandırma dönemi sonunda sona erebilir.

TR - 9. Ek Paketler, Ek Limitler ve Opsiyonel Özellikler

Müşteri; ek paketler, ilave limitler, ekstra kullanıcı koltukları, ilave e-posta hesapları, ilave AI kullanımı, ek kampanya kapasitesi, depolama yükseltmeleri, temp mail özellikleri, gelişmiş entegrasyonlar, telefon/mesaj kanalı erişimi veya diğer opsiyonel özellikleri satın alabilir.

Ek paket ücretleri; ek paket aktive edildiğinde, çalışma alanına atandığında, erişime açıldığında, teknik olarak yapılandırıldığında, tüketildiğinde veya kullanıldığında kural olarak iade edilmez. Ek paketin henüz aktive edilmediği veya kullanılmadığı hallerde Diyalog Bot iade talebini olay bazında değerlendirebilir.

TR - 10. Kurulum, Onboarding, Özelleştirme ve Profesyonel Hizmetler

Diyalog Bot; ücretli kurulum, onboarding, yükleme, yapılandırma, eğitim, danışmanlık, özelleştirme, iş akışı tasarımı, entegrasyon desteği, veri taşıma, teknik destek veya diğer profesyonel hizmetler sunabilir.

Profesyonel hizmetler bakımından hizmet başlamış, çalışma yapılmış, zaman ayrılmış, toplantı gerçekleştirilmiş, teknik analiz yapılmış, yapılandırmaya başlanmış veya teslim çıktıları hazırlanmış ise bu hizmetler için ödenen ücretler iade edilmez.

Profesyonel hizmet henüz başlamamışsa müşteri iptal talebinde bulunabilir. Diyalog Bot, takdiri iade yapılması halinde idari maliyetleri, ödeme kuruluşu masraflarını, hazırlık maliyetlerini, ayrılmış kaynak maliyetlerini veya diğer makul giderleri iade tutarından mahsup edebilir.

TR - 11. Özel Geliştirme ve Entegrasyon Projeleri

Özel geliştirme, özel entegrasyon, özel iş akışı geliştirme, veri migrasyonu, kurumsal kurulum, özel destek paketleri, özel raporlama, API geliştirme, özel AI promptları, özel RAG yapılandırması veya diğer özel teknik çalışmalar; ilgili teklif, iş kapsamı dokümanı, sipariş formu, fatura veya yazılı sözleşme hükümlerine tabidir.

Yazılı olarak aksi kararlaştırılmadıkça, özel geliştirme ve entegrasyon projeleri başladıktan sonra bu projelere ilişkin ödemeler iade edilmez. Kilometre taşı ödemeleri, depozitolar, rezervasyon bedelleri ve avans ödemeleri; yapılan iş, ayrılan kaynak, planlama, proje yönetimi ve fırsat maliyetlerini karşılamak üzere muhafaza edilebilir.

TR - 12. İade Edilmeyen Kalemler

Emredici mevzuatın aksi yönde hüküm içermesi veya Diyalog Bot’un yazılı olarak açıkça kabul etmesi halleri saklı kalmak üzere, aşağıdaki kalemler iade edilmez:

• Aktif veya başlamış faturalandırma dönemine ilişkin abonelik ücretleri.
• Tüketilmiş krediler, AI tokenları, mesaj kredileri, kampanya kullanımları veya kullanım bazlı kaynaklar.
• Aktive edilmiş ek paketler, ilave limitler veya opsiyonel ücretli özellikler.
• Başlamış veya sunulmuş kurulum, onboarding, eğitim, danışmanlık veya teknik destek hizmetleri.
• Özel geliştirme, entegrasyon, veri taşıma veya uygulama hizmetleri.
• Domain, hosting, telekomünikasyon, SMS, WhatsApp, e-posta, AI sağlayıcı veya diğer üçüncü taraf maliyetleri.
• Ödeme kuruluşu komisyonları, banka masrafları, kur farkları veya işlem ücretleri.
• İade edilmez olarak belirtilen promosyon, indirim veya kampanya bazlı satın alımlar.
• İhlal, kötüye kullanım, dolandırıcılık, spam, hukuka aykırı faaliyet veya güvenlik riski nedeniyle askıya alınan veya sonlandırılan hesaplar.

TR - 13. Teknik Sorunlar Nedeniyle İade

Müşteri teknik bir sorun yaşarsa, durumu gecikmeksizin Diyalog Bot’a bildirmeli ve inceleme için yeterli bilgiyi sağlamalıdır. Bu bilgiler hesap detayları, çalışma alanı bilgileri, ekran görüntüleri, loglar, hata mesajları, ilgili tarihler ve sorunun açık tanımını içerebilir.

Diyalog Bot, doğrulanmış teknik sorunları incelemek ve gidermek için ticari olarak makul çabayı gösterir. İade ancak sorunun Diyalog Bot kaynaklı olması, müşterinin ücretli temel hizmeti kullanmasını esaslı şekilde engellemesi, makul süre içinde giderilememesi ve sorunun müşteri, üçüncü taraf sağlayıcılar, hatalı yapılandırma, internet bağlantısı, e-posta sağlayıcı kısıtları, API limitleri, ödeme sağlayıcı problemleri, hosting sorunları, kullanıcı hatası, yetkisiz değişiklikler veya harici entegrasyonlardan kaynaklanmaması halinde değerlendirilebilir.

Geçici kesintiler, bakım çalışmaları, küçük hatalar, üçüncü taraf kesintileri, harici API limitleri, teslim edilebilirlik problemleri, AI model davranışları, e-posta sağlayıcı kısıtları veya kanal sağlayıcı sınırlamaları otomatik olarak iade hakkı doğurmaz.

TR - 14. Üçüncü Taraf Sağlayıcı Maliyetleri

Diyalog Bot; ödeme kuruluşları, AI sağlayıcıları, e-posta sağlayıcıları, telekomünikasyon sağlayıcıları, SMS/WhatsApp sağlayıcıları, bulut barındırma sağlayıcıları, depolama sağlayıcıları, CRM sağlayıcıları, takvim sağlayıcıları, analitik sağlayıcıları veya diğer entegrasyon hizmetleri gibi üçüncü taraf sağlayıcılardan yararlanabilir.

Üçüncü taraf sağlayıcıların uyguladığı ücretler, kullanım bedelleri, vergiler, kur farkları, krediler veya iade edilmeyen maliyetler; ilgili üçüncü taraf sağlayıcının karşılık gelen tutarı Diyalog Bot’a fiilen iade etmesi ve Diyalog Bot’un bu tutarın müşteriye yansıtılmasını uygun görmesi hali dışında Diyalog Bot tarafından iade edilmez.

TR - 15. Müşteri Yapılandırması ve Kullanıcı Hatası

Hatalı yapılandırma, eksik kurulum, yanlış API anahtarları, geçersiz kimlik bilgileri, e-posta sağlayıcı kısıtları, DNS yapılandırma hataları, SPF/DKIM/DMARC problemleri, iş akışı otomasyonunun yanlış kullanımı, kampanya hataları, yanlış alıcı listeleri, hatalı AI promptları, müşteri taraflı entegrasyon sorunları, silinen veriler, ekip üyesi işlemleri veya dokümantasyona uyulmaması nedeniyle kural olarak iade yapılmaz.

Diyalog Bot, kendi takdirine bağlı olarak müşteriye yapılandırma sorunlarını gidermesi için makul destek sağlayabilir. Bu desteğin sağlanması, müşterinin iade hakkına sahip olduğu anlamına gelmez.

TR - 16. Hizmet İptali

Müşteri, ürün yapılandırmasına bağlı olarak hesap paneli, faturalandırma ayarları veya Diyalog Bot ile iletişime geçerek aboneliğini iptal edebilir. İptal işlemi gelecek yenilemeleri durdurur; ancak daha önce ödenmiş tutarların otomatik olarak iade edilmesini sağlamaz.

Müşteri, iptal tarihinden önce doğmuş tüm ücretlerden sorumludur. Buna abonelik ücretleri, kullanım bazlı ücretler, krediler, ek paketler, profesyonel hizmetler, üçüncü taraf maliyetleri ve vergiler dahildir.

TR - 17. Plan Düşürme ve Plan Değişiklikleri

Müşterinin daha yüksek bir plandan daha düşük bir plana geçmesi halinde, plan düşürme işlemi normal şartlarda mevcut faturalandırma dönemi sonunda yürürlüğe girer. Diyalog Bot veya faturalandırma sistemi tarafından farklı bir yürürlük tarihi belirlenebilir.

Plan düşürme işlemi, yüksek planın kullanılmayan kısmı için otomatik iade veya kredi hakkı doğurmaz. Plan değişiklikleri; özellik erişimini, limitleri, saklanan verileri, otomasyon kapasitesini, ekip koltuklarını, AI limitlerini, entegrasyonları ve kullanılabilir kredileri etkileyebilir.

TR - 18. Vergiler, Banka Masrafları ve Kur Farkları

Onaylanan iadelerde, emredici mevzuatın aksi yönde hüküm içermediği hallerde vergiler, banka masrafları, ödeme kuruluşu komisyonları, kur farkları, transfer ücretleri, aracı banka masrafları veya işlemle bağlantılı diğer maliyetler iade tutarının dışında bırakılabilir.

Ödeme yabancı para birimiyle yapılmışsa, iade edilen tutarın yerel para birimi karşılığı; kur hareketleri, banka masrafları veya ödeme kuruluşu hesaplamaları nedeniyle ilk ödeme tutarından farklı olabilir.

TR - 19. Chargeback ve Ödeme İtirazları

Müşterinin chargeback veya ödeme itirazı başlatmadan önce konunun iyi niyetle incelenebilmesi için Diyalog Bot ile info@aivatech.io adresinden iletişime geçmesi tavsiye edilir.

Müşterinin haksız chargeback, ödeme itirazı veya ters ibraz başlatması halinde Diyalog Bot hesabı askıya alabilir, erişimi kısıtlayabilir, idari maliyetleri talep edebilir, ödeme kuruluşuna delil sunabilir ve ödenmemiş tutarlar, chargeback ücretleri veya zararların tahsili için hukuken izin verilen yollara başvurabilir.

TR - 20. Kötüye Kullanım, Dolandırıcılık, Spam ve Politika İhlalleri

Kullanım Şartları’nın ihlali, kötüye kullanım, dolandırıcılık, spam, phishing, yetkisiz erişim, hukuka aykırı içerik, üçüncü kişi haklarının ihlali, e-posta veya mesajlaşma kurallarının ihlali, AI kullanım kurallarının ihlali, ödeme dolandırıcılığı, güvenlik riski veya platformun başka şekilde kötüye kullanılması nedeniyle hesap askıya alınır, kısıtlanır veya sonlandırılırsa iade yapılmaz.

Diyalog Bot; ihlal nedeniyle doğan zararları, inceleme maliyetlerini, altyapı maliyetlerini, üçüncü taraf maliyetlerini, chargeback ücretlerini ve diğer kayıpları karşılamak üzere ödenmiş tutarları muhafaza etme hakkını saklı tutar.

TR - 21. İade Talep Prosedürü

İade talepleri yazılı olarak info@aivatech.io adresine iletilmelidir. Talepte müşteri adı, şirket adı, hesap e-postası, fatura numarası, ödeme tarihi, ödeme tutarı, abonelik planı, iade talebinin gerekçesi ve varsa destekleyici belge veya deliller yer almalıdır.

Diyalog Bot; talep sahibinin kimliğini doğrulamak, ödemeyi teyit etmek, kullanım kayıtlarını incelemek, teknik logları kontrol etmek, ilgili planı değerlendirmek ve talebin işbu Politika kapsamında olup olmadığını belirlemek için ek bilgi talep edebilir.

Eksik başvurular, gerekli bilgiler sağlanana kadar işleme alınmayabilir.

TR - 22. İnceleme Süresi ve İade Yöntemi

Diyalog Bot, iade taleplerini makul süre içinde değerlendirir. İnceleme süresi; talebin karmaşıklığına, ödeme sağlayıcısının dönüş süresine, teknik inceleme ihtiyacına, banka süreçlerine ve destekleyici bilgilerin mevcut olup olmamasına göre değişebilir.

Onaylanan iadeler, teknik olarak imkânsız, hukuka aykırı veya ticari olarak makul olmayan bir durum bulunmadıkça normal şartlarda ilk ödeme yöntemine yapılır. İade işlem süreleri bankalara, kart kuruluşlarına, ödeme sağlayıcılarına ve aracı kurumlara göre değişebilir.

TR - 23. Takdiri İadeler ve Hizmet Kredileri

Diyalog Bot, müşterinin işbu Politika kapsamında kesin bir iade hakkı bulunmasa dahi, tamamen kendi takdirine bağlı olarak kısmi iade, tam iade, hesap kredisi, hizmet süresi uzatımı, kullanım kredisi, plan kredisi veya alternatif ticari çözüm sunabilir.

Belirli bir olayda sağlanan takdiri iade, kredi veya kolaylık; başka olaylar bakımından emsal, feragat, kazanılmış hak veya aynı sonucun sağlanacağına dair taahhüt oluşturmaz.

TR - 24. Kurumsal, Özel ve Yazılı Sözleşmeler

Müşteri ile Diyalog Bot veya AIVA Tech arasında ayrı bir kurumsal sözleşme, ana hizmet sözleşmesi, sipariş formu, iş kapsamı dokümanı, teklif, bayi sözleşmesi veya özel yazılı sözleşme imzalanmışsa; iade, iptal ve ödeme hükümleri bakımından çelişki halinde ilgili yazılı sözleşme hükümleri işbu Politika’ya göre öncelikli olarak uygulanır.

İşbu Politika, ilgili yazılı sözleşmede farklı bir düzenleme bulunmadığı ölçüde uygulanır.

TR - 25. İade Politikasında Değişiklikler

Diyalog Bot; mevzuat değişiklikleri, ödeme sistemleri, ürün özellikleri, fiyatlandırma modelleri, operasyonel süreçler, üçüncü taraf sağlayıcı şartları veya ticari gereklilikler nedeniyle işbu İade Politikası’nı zaman zaman güncelleyebilir.

Güncellenmiş İade Politikası, web sitesinde veya uygulama içinde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Emredici mevzuatın aksi yönde hüküm içermediği hallerde, yürürlük tarihinden sonra ücretli hizmetlerin kullanılmaya devam edilmesi müşterinin güncellenmiş Politika’yı kabul ettiği anlamına gelir.

TR - 26. İletişim

İade, iptal, faturalandırma, ödeme veya abonelik ile ilgili sorularınız için Diyalog Bot ile aşağıdaki kanallar üzerinden iletişime geçebilirsiniz:

E-posta: info@aivatech.io
Telefon: +90 850 888 6872
Yetkili Kişi: Süleyman Kaplan — suleyman@aivatech.io